OCP réduit ses coûts téléphoniques en faisant le ménage dans ses factures
Dans de nombreuses entreprises, au fil du temps certaines lignes téléphoniques ne sont plus utilisées mais toujours payées. De même, les tarifs des opérateurs ne sont pas remis à jour pour tenir compte des baisses. Un audit et une renégociation sont nécessaires. C'est ce qu'a fait OCP.
La société OCP est spécialisée dans l'acheminement des médicaments dans les pharmacies en France. Les établissements OCP livrent chaque jour près de 3 millions de produits pharmaceutiques. L'OCP compte 44 sites d'entreposage en France et 6 en Belgique. Chacun de ces 50 sites fonctionne indépendamment, et reçoit donc sa propre facture téléphonique.
Ce suivi des factures télécoms constitue un vrai casse-tête. Il y a 5 ans, l'OCP en a confié la gestion à Gehis qui est une filiale à 100 % de l'OCP. Gehis gère le système d'information à la manière d'une DSI externalisée. Tous les 2 mois, une personne est chargée de valider les factures reçues par chaque établissement, chacun bénéficiant d'un contrat propre en termes de téléphonie, avec des taux de remises négociés à un niveau national ne s'appliquant pas partout. La direction de Gehis a constaté qu'elle n'avait pas les moyens de vérifier la cohérence ni la véracité de chacune de ces factures par rapport à la consommation locale et taux de remise applicable.
Un état des lieux de l'existant a alors été enclenché. Le constat a été simple : le parc télécoms était trop hétérogène et n'avait pas évolué avec les besoins du métier. Très classiquement, en faisant un audit pointu, Gehis a constaté que certaines lignes étaient facturées alors qu'elles n'étaient plus utilisées. De même, les tarifs appliqués semblaient obsolètes par rapport au marché. En 2009, Gehis a décidé de réaliser un audit sur la partie téléphonie fixe du groupe OCP en France et en Belgique et en profité également pour faire un audit sur la téléphonie mobile de Gehis qui compte une petite flotte d'environ 70 mobiles.
Au final, plus de 200 lignes fixes sans consommation ont été identifiées. De même, certaines lignes pâtissaient de services obsolètes, l'OCP ayant par exemple revu le mode de fonctionnement de ses centres d'appel. Une fois les ...
... dérives identifiées, il a fallu se rapprocher des fournisseurs et de l'opérateur télécom d'OCP afin de s'assurer de la prise en compte des actions adoptées : suppression de lignes ou de services. Mieux une rétroactivité des réductions a été négociée.
« Nous avions une quinzaine de lignes qui ne bénéficiaient pas de la remise sur l'abonnement, nous avons donc demandé à l'opérateur une ristourne rétroactive afin de régulariser la situation » commente Laurent Rapaport, directeur de projet Telecom chez Gehis. Au bout du compte, pour 2009, Laurent Rapaport compte par exemple près de 15 000 € de bénéfices immédiats sous forme d'avoirs uniquement sur des erreurs de facturation. Ensuite sur les plus de 200 lignes fixes sans consommation identifiées, après un travail complémentaire d'analyse, Gehis en a résilié plus de la moitié, ce qui représente également une économie sur les factures : près de 15 000 € en 2009-2010 et le double les années suivantes.
« Nous avons également beaucoup gagné sur les services obsolètes supprimés entre 2009 et 2010. En gros, la première année nous avons fait réaliser à l'OCP 6% d'économies sur l'ensemble des factures télécoms, Et la deuxième année, c'est-à-dire pour 2010-2011, nous en sommes à 9,7 % d'économies », estime Laurent Rapaport. Dans cette démarche, Gehis s'est appuyé sur les services de Consotel, une société spécialisée dans les coûts télécoms. La société a été rémunérée sur les économies réalisées par OCP, les chiffres d'économies annoncés par Laurent Rapaport intégrant déjà la rémunération de Consotel. L'OCP dispose d'un effectif total de 4000 personnes réparties en 44 établissements. L'OCP livre deux fois par jour à 17 000 clients un total de 3 millions de produits et traite 40 000 contacts téléphoniques quotidiens.
Photo : un véhicule de livraison de OCP (D.R)
