Cas pratiques notés à Solutions Démat'2008

La conjoncture accélère les projets « sans papier » des entreprises. Les retours d'expérience exposés à Solutions Démat'2008, du 30 septembre au 2 octobre, en témoignent. En voici trois, parmi les plus significatifs.

Les projets de dématérialisation se bousculent dans les entreprises. Chez Vinci Construction, ce sont quatre chantiers qui sont enclenchés simultanément dont la dématérialisation du cautionnement bancaire lors du démarrage de projets. Chez Groupe Publicis, la numérisation des factures va être généralisée sur l'ensemble des sites dans le monde. Dans un premier temps, ce sont 320 000 factures par an en provenance de 20 000 fournisseurs qui sont numérisées. Enfin, Nestlé bascule le traitement des factures fournisseurs dans les plates-formes d'e-achats, plutôt que de les faire numériser en offshore.

Vinci Construction France numérise
sa gestion de trésorerie
En fusionnant pas moins de cinq sociétés (SGE, GTM, Cofiroute, Dumez, Campenon-Bernard et quelques autres), Vinci Construction, ensemblier du BTP (27 000 personnes et 370 implantations en France) a hérité d'une multitude de systèmes de gestion totalement différents, qu'il est urgent de rationnaliser.

« Nous ne voulons plus qu'une seule plate-forme de paiement, qu'un seul outil de comptabilité et qu'une seule base de données pour le paiement et la trésorerie, affirme Tony Carron, responsable trésorerie Groupe de Vinci Construction.

Quatre chantiers de transformation liés aux technologies de l'information ont ainsi été ouverts de front :

- La refonte des systèmes d'information, qui sera effective en avril 2009 et qui débouchera sur la dématérialisation fiscale des factures, en intégration avec les outils de gestion,
- La refonte des outils de trésorerie, de communication bancaire et des moyens de paiement,
- La dématérialisation des procédures de cautionnement bancaire,
- Le recours à une plate-forme interne de partage de chantiers BTP à plusieurs.

Une plate-forme en ligne
sécurisée par PKI
La dématérialisation des demandes de caution bancaire pour la réalisation des travaux est déjà bien avancée. Elle repose sur la plate-forme multi-banques « e-cautions », opérée par Vialink, la filiale services de confiance de la Bred Banque Populaire, qui s'adosse sur une PKI OpenTrust.

« Nous pouvons maintenant diversifier nos sources de caution et nous les obtenons en deux minutes. Ce qui nous fait économiser 200 journées homme par an, détaille Tony Carron. Les frais par acte ne sont plus que de 5 €, contre 30 € auparavant, pour 30 000 actes par an, d'un montant total de 2,5 milliards d'euros désormais.

Dans la foulée, Vinci teste également la nouvelle plate-forme « e-chantiers » du même Vialink. Elle permettra de partager des chantiers à plusieurs derrière un mandataire, de dématérialiser les pouvoirs, les ouvertures de comptes, les virements. Ces virements transiteront à terme par le réseau bancaire Swift, après ...

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