Cure d'amaigrissement des archives après la réduction de la prescription civile - Actualités CSO Documentation

Cure d'amaigrissement des archives après la réduction de la prescription civile

le 19/06/2008, par Bertrand LEMAIRE, Documentation, 403 mots

Cure d'amaigrissement des archives après la réduction de la prescription civile

La loi a été publiée au journal Officiel du 18 juin : le délai « ordinaire » de prescription est réduit à cinq ans au lieu de trente. Dès lors, les temps de conservation de certaines archives sont divisés par six, tout comme les volumes de données dans la foulée. La prescription civile ordinaire était de trente ans : trente ans pour demander réparation d'un préjudice, trente ans pour devenir propriétaire d'un bien dont on a la garde... et donc, le plus souvent, trente ans de conservation des documents relatifs à une affaire. Avec la dématérialisation grandissante des documents avec valeur probante, ce délai de trente ans devenait particulièrement lourd pour les DSI. Comment garantir que l'on conservera sur une telle durée des documents lisibles sans en changer le moindre bit sous peine de lui faire perdre toute valeur probante ? Avec la loi portant réforme de la prescription civile, et publiée au journal Officiel le mercredi 18 juin, le délai « ordinaire » de prescription est réduit à cinq ans. La division par six du délai implique, de fait, à volume annuel constant, une division par six des volumes à conserver de manière obligatoire. Et les difficultés techniques ne sont plus du tout du même ordre : cinq ans est une durée raisonnable pour la durée de vie d'un format de fichier, même propriétaire. A l'inverse, voilà un coup bien dur pour ... ... les prestataires d'archivage à valeur probante et les promoteurs des formats ouverts, ceux-ci devenant moins indispensables pour garantir la pérennité dans le temps de la lisibilité d'un document avec les futurs outils à venir. Ceci dit, la prescription civile ordinaire est loin d'être la seule loi à prendre en compte en matière d'archivage numérique. Et, de toutes les façons, cette prescription part à compter de la fin d'une opération. Par exemple, sur un contrat d'infogérance de dix ans, le document signé devra donc être conservé durant quinze ans. De même, la prescription pénale est désormais parfois supérieure à la prescription civile. Si la responsabilité pénale d'une entreprise est engagée, la non-conservation de documents pourrait bien valoir de graves ennuis aux dirigeants de la société. Bien entendu, au principe général des cinq ans s'ajoute une myriade d'exceptions. Par exemple, outre l'immobilier où la règle reste de trente ans, tout ce qui relève des dommages corporels (aux accidents du travail par exemple) devra être conservé dix ans. Enfin, d'autres obligations non-civiles pèsent sur les entreprises. Notamment en matière comptable et fiscale.

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