80 000 factures entrantes dématérialisées chez L'Oréal
Le n°1 mondial des produits de beauté avait enclenché la dématérialisation fiscale de ses factures EDI émises vers la grande distribution. Il engage désormais en France la numérisation des factures issues de ses fournisseurs. Ce qui réclame des documents correctement rédigés.
Depuis un an, L'Oréal, le n° 1 mondial des produits de beauté fait la guerre au gaspi papier. Il a donc déjà supprimé les imprimantes personnelles dans les bureaux, généralisé l'emploi de papier recyclé et n'autorise plus qu'un seul copieur par étage. Il a également engagé la dématérialisation fiscale de ses factures, qui devra aboutir à terme à la suppression complète de leur original papier. Même prestataire EDI pour les commandes et les factures Pour l'envoi des factures sortantes, vers les clients tels que les enseignes de la grande distribution (Carrefour d'abord, puis Auchan et Metro), les choix se sont imposés d'eux-mêmes. La dématérialisation fiscale a été confiée à Influe-Illicom (Generix Group) qui assurait déjà la transmission des bons de commande EDI depuis les enseignes. La dématérialisation a donc été réalisée par adjonction du service InvoiceManager au service TradeXpress de Generix Group. Retour sur investissement de six mois "Cette intégration garantit un bon « accrochage » entre les bons de commande et les factures, ce qui n'aurait peut-être pas été le cas si nous avions pris un prestataire d'e-facturation distinct, souligne Natalie Alligier, responsable de projet métier B2B à la direction informatique de L'Oréal. Mais L'Oréal a également tenu à prendre une précaution. Avant de se lancer, il a vérifié que cette dématérialisation lui procure des économies, et pas seulement à ses distributeurs. Au vu des 100 000 factures qu'il émet par an, son retour sur investissement sera de six mois. L'Oréal est à la mi-étape du déploiement, et le taux de rejet des factures non conformes n'est déjà plus que de 0,5%. Les flux papiers sont supprimés. Le temps de traitement par facture est passé de 4 minutes à 10 secondes. L'acheminement est instantané et le coût unitaire d'envoi n'est plus que de 0,29 €, au lieu de 1,6 €. Il n'y a plus de factures perdues, donc plus de temps gaspillé à les rechercher. "C'est une gestion zéro défaut, ce qui a amélioré nos relations avec nos clients, se félicite Natalie Alligier. D'abord regrouper les services achats L'équation est différente pour les factures entrantes. Il a été décidé de débuter par les 80 000 factures reçues chaque année depuis deux mille fournisseurs actifs par les quatre sociétés de la direction Produits grand public France. Cette division réalise au niveau mondial 52,6 % du chiffre d'affaires. Dans un premier temps, cette dématérialisation a été préparée par le regroupement des services achats de ces quatre sociétés sur deux plates-formes SAP, version R/3 V.4.6c, et la gestion des commandes et des bons à payer SRM. Puis ont été définis les objectifs. "Nous voulions que nos comptables profitent du confort de la fonction Invoice Cockpit de Readsoft, éditeur suédois de logiciels d'automatisation des documents. Pour les rapprochements, cette fonction leur évite en effet d'avoir à se familiariser avec un autre environnement que leur outil SAP habituel. Nous voulions aussi une solution généralisable aux trois autres directions du groupe, cosmétique active, produits de luxe et produits professionnels, explique Jean-Philippe Dran, directeur des études à la DSI. Invoice Cockpit de ReadSoft permet en effet grâce à son intégration native dans SAP, de visualiser le PDF de la facture fournisseur avec la transaction SAP Miro correspondante sur le même écran. Numérisation et conversion en iDoc des factures entrantes C'est ainsi que L'Oréal a décidé de faire numériser par un prestataire son courrier comptable (factures). Il a aussi fait le choix d'un interlocuteur unique, Viseo, conseil et intégrateur SAP. La dématérialisation fiscale étant l'objectif ultime, c'est B-process qui a été retenu cette fois comme opérateur d'e-facturation, d'autant qu'il sait aussi numériser et capter les factures entrantes via son partenaire Groupe Bernard, d'ailleurs lui-même déjà utilisateur de logiciels ReadSoft de traitement de formulaires. Depuis février dernier, les fournisseurs envoient donc leurs factures à une boîte postale de Groupe Bernard. Celui-ci les numérise, à la ligne ou au pied de page, dans deux formats : XML et PDF noir et blanc. Il les transmet ensuite à B-process. Ce dernier convertit les fichiers XML au format IDoc (Intermediate document) propre à SAP, les valide par rapport au référentiel des fournisseurs de L'Oréal, puis les transfère avec les fichiers PDF à L'Oréal. Les fichiers IDoc sont alors directement injectés dans le module EDI Cockpit de ReadSoft, point d'entrée des factures électroniques, chez L'Oréal. Des pics de 400 factures par jour Grâce à la fonction Invoice Cockpit de ReadSoft, les comptables de L'Oréal peuvent ainsi rapprocher, sur leur grand écran de 19", le PDF de chaque facture avec la transaction SAP Miro correspondante et joindre directement l'image au bon à payer. Tous les matins, L'Oréal peut aussi s'assurer que le nombre de factures injectées dans l'ERP est bien celui des factures numérisées. En attendant la dématéralisation fiscale complète, les fichiers PDF et IDoc sont conservés chez L'Oréal sur une plate-forme Ixos Software (société Open Text). Ils y sont accessibles pour toute consultation interne. Les originaux sur papier, pour leur part, sont provisoirement archivés par Recall. Au démarrage, 85 % des factures étaient encore incorrectes, pour cause d'oubli du numéro de commande, d'écart de prix par rapport à ce qui était convenu, ou de non-réception de la marchandise correspondante. Mais ce taux devrait progressivement descendre à 50 %. Après quoi, il sera proposé aux plus gros fournisseurs d'émettre directement leurs factures sous forme électronique, le service Invoices Cockpit étant apte à concentrer tous les types de flux. A cette date, des pics de 400 factures peuvent être traités par jour. C'est la première fois que les technologies B-process sont associées à celles de Readsoft.
