Dans de nombreuses entreprises, au fil du temps certaines lignes téléphoniques ne sont plus utilisées mais toujours payées. De même, les tarifs des opérateurs ne sont pas remis à jour pour tenir compte des baisses. Un audit et une renégociation sont nécessaires. C'est ce qu'a fait OCP.

La société OCP est spécialisée dans l'acheminement des médicaments dans les pharmacies en France. Les établissements OCP livrent chaque jour près de 3 millions de produits pharmaceutiques. L'OCP compte 44 sites d'entreposage en France et 6 en Belgique. Chacun de ces 50 sites fonctionne  indépendamment, et reçoit donc sa propre facture téléphonique. 

Ce suivi des factures télécoms constitue un vrai casse-tête. Il y a 5 ans, l'OCP en a confié la gestion à Gehis qui est une filiale à 100 % de l'OCP. Gehis gère le système d'information à la manière d'une DSI externalisée. Tous les 2 mois, une personne est chargée de valider les factures reçues par chaque établissement, chacun bénéficiant d'un contrat propre en termes de téléphonie, avec des taux de remises négociés à un niveau national ne s'appliquant pas partout. La direction de Gehis a constaté qu'elle n'avait pas les moyens de vérifier la cohérence ni la véracité de chacune de ces factures par rapport à la consommation locale et taux de remise applicable. 

Un état des lieux de l'existant a alors été enclenché. Le constat a été simple : le parc télécoms était trop hétérogène et n'avait pas évolué avec les besoins du métier. Très classiquement, en faisant un audit pointu, Gehis a constaté que certaines lignes étaient facturées alors qu'elles n'étaient plus utilisées. De même, les tarifs appliqués semblaient obsolètes par rapport au marché. En 2009, Gehis a décidé de réaliser un audit sur la partie téléphonie fixe du groupe OCP en France et en Belgique et en profité également pour faire un audit sur la téléphonie mobile de Gehis qui compte une petite flotte d'environ 70 mobiles.  

Au final, plus de 200 lignes fixes sans consommation ont été identifiées. De même, certaines lignes pâtissaient de services obsolètes, l'OCP ayant par exemple revu le mode de fonctionnement de ses centres d'appel. Une fois les ...

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