De nouveaux outils viennent transformer un intranet figé en une plateforme dynamique d'échange. Les utilisateurs semblent pourtant réticents face à ces possibilités. Le salon « Solutions Intranet et Travail Collaboratif » qui se tient au CNIT (La Défense) les 12 et 13 mai fait le tour de la question.

Quelles sont alors les solutions pour faire accepter l'utilisation de l'extranet ?

Marie-Anne de la Plane, responsable Grands Comptes chez ChatConférences apporte un premier élément de réponse : « Beaucoup de collaborateurs jeunes ou technophiles désirent retrouver les outils qu'ils connaissent. » Les fonctionnalités de l'intranet doivent donc présenter une ergonomie proche des solutions grand public telles que Facebook ou MSN.

Les utilisateurs apportent plus de crédit à un autre utilisateur
Arnaud Barbier revient sur l'un des principaux avantages de la vidéo: « Avec la vidéo, on ne peut pas tricher. ». La confiance est en effet importante pour l'acceptation de ces nouveaux outils. Philippe Colin, directeur associé chez Itexium, est du même avis : « Les utilisateurs apportent beaucoup plus de crédit à l'avis d'un autre utilisateur. ».

Les témoignages sont donc une première solution. Willem Gabilly, responsable de la communication interne chez IBM, explique qu'en plus d'une équipe dédiée à la formation, l'entreprise fait appel à des « évangélistes », chargés de vanter les mérites de l'extranet auprès de leurs collègues.

Impliquer les utilisateurs
La seconde piste serait d'impliquer les utilisateurs, faire en sorte qu'ils se sentent concernés. IBM par exemple intègre l'ensemble de ses employés le désirant dans l'évolution de leur extranet.

De plus, apporter aux utilisateurs un retour pour leur aide paraît nécessaire. Philippe Colin s'interroge : « Comment peut-on dire que l'information c'est le pouvoir, et demande aux collaborateurs de la partager ? ». Plusieurs réponses existent, allant d'un système de monnaie complémentaire au sein de l'entreprise (des points de fidélité, par exemple), à un plus simple système basé sur le remerciement.

Mais reste un paradoxe : Comment concilier d'une part une direction qui ne doit pas trop s'impliquer et laisser libre ses employés, et d'autre part valoriser l'implication individuelle dans ces nouveaux outils ?

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