Les notaires s'enthousiasment pour les prémices de l'archivage certifié

Les notaires proposent une offre de sécurité associant un archivage électronique et un acte authentique traditionnel. Cette proposition apporte les garanties du Sceau de la République. Les premiers usages des clients professionnels surprennent les notaires mais les font rêver sur leur avenir.

Les Chambres des Notaires de Paris, Seine Saint-Denis et Val-de-Marne ont annoncé le 3 avril, le lancement du service notarial de dépôt électronique. Ce service sécurise l'archivage numérique de documents en l'accompagnant d'un acte authentique garantissant l'identité du déposant et l'horodatage du dépôt. Ce service était expérimenté depuis la fin 2007 auprès de quelques clients. Il sera déployé progressivement auprès des études de Notaires parisiennes puis sur l'ensemble du territoire. Les premiers usages du service ont surpris les notaires qui, du coup, s'enthousiasment, devant le potentiel des applications possibles et l'évolution induite pour leur profession.

Se déplacer en personne
Concrètement, le service archive tout fichier informatique. Le déposant du fichier doit se déplacer en personne dans une étude notariale proposant le service. Il sera muni d'un document officiel d'identité et, s'il agit pour le compte d'un mandant (son entreprise), des titres explicitant son droit à agir (statuts, K-Bis, mandat express..). Il portera aussi sur un support le fichier à déposer. En revanche, il n'a pas besoin d'une signature électronique car c'est la signature du notaire qui portera la preuve, le plus haut niveau de preuve admis en droit français.

Un logiciel développé par Dictao
Après vérification de l'identité et de la capacité à agir du déposant, le notaire entre le dépôt dans son logiciel dédié créé par Dictao. Il effectue alors une double prise d'empreinte numérique du dépôt selon deux algorithmes (SHA256 et MD5) pour chaque fichier et l'ensemble des fichiers composant le dépôt. Puis les fichiers seront chiffrés et transférés chez l'hébergeur (en l'occurrence l'opérateur BT), avec la signature électronique du notaire pour sceller le dépôt.

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